A linguagem das reuniões em inglês


Como falar sobre as reuniões e nas reuniões? Quais os diferentes tipos de reuniões e as palavras mais adequadas para usarmos durante esses encontros? Vamos abordar também nesse artigo diálogos, expressões, frases chaves para estruturar as conversas envolvendo as pessoas presentes, além de como acrescentar informações.
Além do uso dos verbos modais (que não temos em português). Mas que são essenciais nas perguntas onde há intenções, como permissão ou conselho, bem como para dar uma sugestão a alguém.

 

Meet and Greet Conhecer e cumprimentar

 

Esteja Preparado: Vocabulário

Aqui estão palavras essenciais usadas em diversos tipos de reuniões. 

action item/ point metas/ tópicos
agenda cronograma
AOB (any other business) outros assuntos
chair/ chairperson pessoa que comanda a reunião
concensus consenso
facility facilitador
item item, objeto
minutes minuta, ata
minute – taker; secretary secretária, redator da ata
participant participante
proposal proposta
reach a consensus chegar ao consenso

 

No contexto das reuniões 

Termos muito comuns nos contextos que envolvem as reuniões. Desde a sua preparação ao término.

go ahead vá em frente
schedule (an hour) agendar (uma hora)
take the minutes anotar a minuta, fazer anotações
brief (= summary talk) resumo
set (something) out estabelecer, pretender, planejar, apresentar
I like the sound of that! Eu gosto disso!
go for something vá atrás de algo
once-in-a-lifetime uma vez na vida
tweak something puxar, trazer alguma coisa
save a date agendar, salvar a data
infused infiltrado
put something colocar algo
fee entrada, taxa de admissão
raise something acrescentar algo
go along to do something ir junto fazer algo
by (time: not later than) até (por exemplo: até segunda-feira)

 

Types of meeting – Tipos de reunião
ad hoc meeting reunião rápida, sem agendamento prévio
AGM (annual general meeting) reunião geral anual
awayday (US – off-site meeting) reunião fora do escritório
board meeting reunião do conselho
brainstorming reunião criativa, tempestade de ideia
committee meeting reunião do comitê
conference conferência
conference call reunião/ conferência por telefone
daily meeting reunião diária
decision-making meeting reunião de tomadas de decisão
department meeting reuniões de departamento
emergency meeting reuniões de emergência
information sharing partilhamento de informações
innovation meeting reuniões de inovação
kickoff meeting reunião inicial
monthly meeting reunião mensal
one-to-one meeting (US – one-on-one meeting) reunião individual
pre-bid meeting reunião prévia para avaliação de contratos
product development meeting reunião de desenvolvimento de produto
project meeting reunião de projeto
retreat retiro, reunião fora do ambiente corporativo para imersão e resolução de questões importantes
round-table discussion mesa redonda, sabatina, discussão acadêmica
shareholder’s meeting reunião de acionistas
staff meeting reunião de equipe (pessoas envolvidas num evento)
stand-up meeting reunião feita em pé, rápida
status update meeting reunião de atualização de projeto
team meeting reunião de time (pessoas envolvidas num projeto)

 

 

In the meeting – Na reunião
agree on ground rules concordar com regras básicas de condução da reunião
engage participants engajar os participantes
monitor time controlador de tempo, cronômetro
record decisions/ tasks registro das decisões, das tarefas
review outcomes from a preceding meeting revisar as ideias, os registros, de uma reunião anterior
set tasks definir as tarefas
stay on topic se manter ao tópico, manter o foco
summarize main points resumir os pontos mais importantes
take notes anotar
take the minutes fazer a minuta, redigir a ata

 

Preparation – Preparação
book a room reservar uma sala
build an agenda criar um cronograma
call a meeting atender uma reunião
clarify goals/ objectives esclarecer as metas, os objetivos
get enough chairs cadeiras suficientes disponíveis
invite participants convidar os participantes
provide refreshments providenciar bebidas
set a time definir um horário
set up a conference call organizar uma conferência telefônica

 

Ground rules Regras básicas
allow everyone to participate permitir que todos participem
be prepared estar preparado
contribute to meeting goals contribuir com os objetivos da reunião
listen with na open mind ouvir com a mente aberta
show up on time aparecer na hora certa
stay mentally present estar mentalmente presente
stay on point ser direto, falar sem enrrolação
think before speaking pensar antes de falar

 

Dica – Começando bem

Comece a reunião de forma positiva e num tom adequado desde o início. Se você estiver preocupado ou inseguro quanto ao seu inglês, pratique antes da reunião. Escreva pequenas notas que vão ajudar você com palavras chaves e frases de efeito.

 

De volta ao contexto das reuniões 

Conheça algumas expressões usadas no contexto das reuniões corporativas:

getting started dando início
explaining the reason for the meeting explicando a razão da reunião
presenting the options apresentando as opções
leading the discussion liderando a discussão
eaching consensus procurando o consenso
discussing the details discutindo os detalhes
involving others envolvendo os demais
making a suggestion fazendo uma sugestão
making a polite request fazendo uma solicitação formal
responding to a polite request respondendo a uma solicitação formal
expressing an opinion expressando uma opinião
disagreeing não concordando
apologizing desculpando
responding to an apology respondendo a uma desculpa.
politely correcting someone corrigindo alguém de forma polida
summarizing resumindo
ending the meeting encerrando a reunião

 

Dica – Escrever a ata da reunião

Quando for escrever a minuta da reunião opte por frases curtas, simples e diretas. 

  • Escreva exatamente o que foi decidido;
  • E como se chegou a essa decisão;
  • Quem são as pessoas responsáveis;
  • Coloque os prazos para cada etapa;
  • E como essa decisão deve ser executada.

 

Banco de frases   

Aqui colocamos algumas frases que vão enrriquecer ainda mais a sua comunicação em inglês durante as reuniões.

 

Let’s get started then. 

Vamos começar então.

 

We’ve scheduled an hour for this meeting.

Nós agendamos uma hora para essa reunião.

 

So, the first and main point on the agenda is…

Então, o primeiro e mais importante assunto da agenda é…

 

(Secretary name), would you mind taking the minutes?

(Nome da secretária), você se importa de anotar a minuta?

 

The next point on the agenda is…

O próximo assunto do cronograma é…

 

Ok, now let’s talk about …

Ok, agora vamos falar sobre…

 

What does everyone think?

O que todos pensam?

 

Does anyone have anything they want to rise?

Alguém tem qualquer coisa que queira agregar?

 

So, as I mentioned, we have three possible destinations.

Então, como eu mencionei, nós temos três possíveis destinos. 

 

First of all, I’ll set out all three destinations.

Primeiramente, vou estabelecer todos os três destinos.

 

Then I’ll go into more detail about…

Depois eu vou detalhar mais sobre…

 

And last but not least, …

E por último mas não menos importante, …

 

I would suggest we talk about that next week.

Eu gostaria de sugerir que falemos disso na próxima semana.

 

A video is one way we could announce the trip.

Um vídeo é uma forma que podemos anunciar a viagem.

 

We could show the video at the next sales meeting.

Nós podemos mostrar o vídeo na próxima reunião de vendas.

 

I think you and I should go along to make the announcement, ok?

Eu acho que você e eu devemos ir juntos fazer o anuncio, ok?

 

(Company colleague), could you remind us what the brief is, please?

(Colega de empresa), você pode nos lembrar qual é o assunto, por favor?

 

Could you do that then?

Você pode fazer isso então?

 

Do you think you could do that by midday tomorrow?

Você acha que poderia fazer isso até o meio dia de amanhã?

 

Curtinhas

Respostas rápidas permitidas no contexto de reuniões corporativas.

Not at all. De jeito nenhum.
Sure. Claro.
Yes. No problem. Sim. Sem problemas.
That shouldn’t be a problem. Isso não deveria ser um problema.

 

Checando se estão todos de acordo

Perguntas eficientes para verificar quanto a compreensão do que foi discutido na reunião.

 

Is that OK with everyone?

Está tudo certo com todos?

 

Am I right in thinking that…?

Estou certo em pensar que…?

 

What about you (colleague name)?

E você (nome do colega)?

 

Right, (colleague name)?

Certo, (nome do colega)? 

 

Expressando uma opinião

Como expressar uma emoção de forma coerente e assertiva numa reunião? Seguem algumas sugestões.

 

I like the sound of that!

Eu gosto do som disso!

 

Well, that’s different.

Bem, é diferente. 

 

We seem to have three fantastic options there.

Parece que temos três fantásticas opções ali.

 

I guess most of the sales reps have already been at (city name).

Eu acho que a maioria dos representantes de vendas já estiveram em (nome da cidade).

 

I think (city name) is definitely a more surprising choice.

Eu acho que a (nome da cidade) é definitivamente uma opção surpreendente.

 

Concordando

É importante saber as formas ideais de demonstrar que está de acordo, ou não, dentro do contexto de reunião.

That’s fine with me. Tudo bem por mim.
“I agree. They all sound great. Concordo. Todos parecem ótimos.
Definitely. Definitivamente
Yes, I can see what you’re saying. Sim, eu posso ver o que você está dizendo.
I love it. Eu amei disso.
Well, as long as we…. I’d say let’s go for it. Bem, enquanto a gente… Gostaria de dizer vamos em frente.
Yes, that’s right. Sim, está certo.
I think so, too. Eu também acho.
Yes, great. Yes, great.
I agree, but… Concoro, más…
There are some details I’m worried about. Existem mais detalhes que estou preocupada.
Pedindo desculpas ou desculpando

Quais as formas corretas de pedir desculpas ou desculpar alguém durante uma reunião?

 

I’m so sorry I’m late.

Me desculpe, estou atrasada.

 

Oh, sorry (colleague name). I interrupted you.

Oh desculpa (nome do colegoa). Eu te interrompi.

 

That’s ok. Don’t worry about it. 

Tudo bem. Não se preocupe com isso.

 

That’s all right. It’s a good question.

Está tudo certo. É uma boa questão (ou ponto de vista).

 

I thought we sent out a save-the-date mail, didn’t we?

Eu pensei termos mandado um e-mail de confirmação de data, não mandamos?

 

Tomando atitude

Frases que você pode usar quanto a atitudes que deveriam ser, ou serão, tomadas por conta da reunião. Inclusive como finalizar um encontro corporativo.

 

I could definitely talk to the agency again.

Definitivamente eu poderia ter falado com agência novamente.

 

I’ll give them a call after the meeting.

Vou ligar para eles depois da reunião.

 

I’ll check with them.

Irei checar com eles.

 

We’ve decided on the trip to (city name).

Decidimos pela viagem à (nome da cidade).

 

(Colleague name), you’re going to take care of that.

(Nome do colega), você irá cuidar disso.

 

I think we’ve covered everything.

Eu acho que tratamos de tudo.

 

Well, thank you all for your helpful contribution.

Bem, agradeço a todos pela contribuição satisfatória.

 

That was very productive.

Isso foi bastante produtivo.

 

Dica: Prepare-se com antecedência

Antes de uma reunião, prepare frases e expressões chaves antecipadamente para você treinar. Como você faria para uma apresentação, assim você se sentirá mais confiante de forma a usá-las fluentemente. 

 

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